De admi­ni­stra­tieve dien­sten van de Gemeente Diepenbeek werkte al enkele jaren vanuit de kantoren gelegen in het Gemeentehuis en het tegen­over­lig­gende Huis Schoofs. Doorheen de tijd ontstond er de nood van een herstruc­tu­re­ring en opfris­sing van de bestaande gebouwen en ruimtes. Om deze herin­rich­ting tot stand te brengen werd er een opdracht uitge­schreven om de ruimtes van vier dien­sten te herin­richten, nl.: de Dienst Burgerzaken, de Sociale Dienst de Dienst Grondgebiedzaken en Algemene Administratie. Voor al deze dien­sten werden er speci­fieke noden en aandachts­punten gesteld. Wel was het belang­rijk dat het ontwerp één geheel vormt met de bestaande infra­struc­tuur, zowel betref­fende vorm­ge­ving en mate­ri­aal­ge­bruik en de tech­ni­sche uitrus­tingen. Tevens moest het ontwerp onderhouds‑, mili­eu­vrien­de­lijk en ecolo­gisch opgevat worden. 

Om voor­gaande doel­stel­ling te bekomen hebben we een ontwerp gemaakt waarin de balie­ruimte als centrale ontmoe­tings­plek wordt beschouwd (front office). Vanuit de balie wordt de bezoeker begeleid/​doorverwezen naar de desbe­tref­fende dien­sten. Om aan het ecolo­gi­sche aspect te voldoen werd er gekozen om hoofd­za­ke­lijk te werken vanuit de bestaande volumes, die momen­teel een zeer herken­baar straat­beeld vormen voor de inwo­ners. Huis Schoofs was tevens ook een beschermd monu­ment, maar om een volledig toegan­ke­lijke site te verkrijgen waren we genood­zaakt om het rech­ter­vo­lume (niet beschermd) te vernieuwen. Hier werd gekozen om een zeer ecolo­gisch gebouw op te richten, de juiste licht­inval, groen­daken, zonne­pa­nelen, speciale tech­nieken en afge­wogen mate­ri­aal­keuzes droegen hiertoe bij. Om de bestaande werking opera­ti­o­neel te houden werd er geop­teerd om de verbou­wings­werken in 2 fases uit te voeren: fase I Grondgebied‑, & Burgerzaken, fase II Sociale dienst. Om een nieuwe sfeer in het gebouw te creëren werd er gekozen om te werken met zachte mate­ri­alen en kleuren. De hoofd­tonen die werden toege­past zijn warme hout­kleuren in combi­natie met wit en zwarte accenten, de losstaande invul­ling en aankle­ding zal de nodige kleur aan het inte­rieur toevoegen. 

De herin­rich­ting van de Dienst Burgerzaken omvatte het maken van een nieuw, centraal onthaal voor het Gemeentehuis. Vanuit deze locatie worden mensen door­ver­wezen naar de andere dien­sten & loca­ties. Het is een volwaar­dige werk­plek geworden voor vijf mede­wer­kers. Toegang tot de loketten krijg je via een glazen deur. Op deze manier wordt de wacht­ruimte gescheiden van de loketten en kunnen bezoe­kers discreet geholpen worden. Er werden één hoog loketten, negen werk­plekken aan burelen, twee werk­plek achterin en voldoende ruimte voor berging en archief voorzien. 

Bij de Sociale Dienst, gelegen in Dorpsstraat 11 en 13 (Huis Schoofs), werd er geop­teerd om het bestaande volume van Huis Schoofs te bewaren en een nieuw­bouw aan de rech­ter­zijde te creëren. Daar waar er vroeger 4 ingangen waren worden deze herleid naar twee ingangen. Waarvan één is gelegen tegen­over het Gemeentehuis en één via de achter­zijde achter een groene zone. Om de nieuw­bouw te creëren werd de bestaande bebou­wing gesloopt tot op construc­tie­ni­veau. De nieuw­bouw werd voor­zien op dezelfde plaats als het gesloopte gebouw. Bij het betreden van het gebouw komt u meteen terecht aan de onthaal­balie waar drie mede­wer­kers gelijk­tijdig kunnen werken. Aan dit onthaal werd ook een wacht­ruimte verbonden. Tevens werd er ook een door­gang gemaakt op het gelijk­vloers en op verdie­ping naar een naburig gebouw. Het gelijk­vloers voor­ziet vijf ontvangst­ruimtes, twee burelen voor de dienst thuis­zorg, een perso­neels­ruimte die dient als verga­der­ruimte en refter aan een reeds bestaande keuken. Op verdie­ping kunnen 8 bureel­ruimtes, een reeds bestaande keuken en kopi­eer­ruimte gevonden worden. De zolder van het gebouw werd inge­richt als verga­der­zaal en archiefruimte. 

Ook de Dienst Grondgebiedzaken en Algemene Administratie, gelegen in Dorpsstraat 11, kregen een update. De hoofd­in­gang werd verlegd naar de zijgevel. Vanuit deze nieuwe inkom werd een sas gecre­ëerd die uitkomt op een onthaal­balie in de ellips­vor­mige ruimte op het gelijk­vloers. Aan deze balie kunnen drie mede­wer­kers gelijk­tijdig werken. Er werd ook een wacht­ruimte verbonden aan het onthaal. Het vroe­gere onthaal werd omge­to­verd tot een volwaardig kantoor. 

Het ontwerp van de werken omvatte de archi­tec­tu­rale studie, meer bepaald het ontwerp van de bouw­kun­dige werken en het toezicht op de uitvoe­ring van de werken bestaande uit de alge­mene leiding, met uitslui­ting van het bestendig toezicht op de uitvoe­ring van het werk. Samen met de opdracht­gever begonnen we met het opstellen van een programma van eisen. We baseerden ons op dit programma om het schets­ont­werp op te maken. Op basis hiervan werd er dan een defi­ni­tief voor­ont­werp opge­maakt. Dit voor­ont­werp bevatte naast de plannen ook een beschrij­vende nota en een beknopte bena­de­rende kosten­ra­ming of globale begro­ting, een opgave betref­fende mate­riaal en struc­tuur­sys­temen, aandui­dingen van de uitrus­ting en een beknopte plan­ning van studies en uitvoe­ring. Uitgaand van het defi­ni­tief ontwerp werden de docu­menten klaar­ge­maakt voor de bouw­aan­vraag, reke­ning houdend met het tijds­schema en de duur­tijd voor het verkrijgen van een vergun­ning teneinde geen vertra­ging op te lopen met het project. Na het verkrijgen van de vergunnen konden we over­gaan tot de aanbe­ste­ding der werken. We leverden alle inschrij­vende aanne­mers de nodige inlich­tingen. Na het openen van de inschrij­vingen werd na het nazicht de aannemer aangeduid. 

-Tijdens de leiding der werken kon de bouw­heer op ons rekenen voor de volgende punten: 

-contro­leren van de afba­ke­ning der werken; 

-nakijken of de bouw­ma­te­ri­alen wel beant­woorden aan de kwali­teits­eisen (verge­zeld zijn door de beno­digde kwali­teits­cer­ti­fi­caten) en de gedane bestellingen; 

-verrichten van de nodige opme­tingen of laat ze verrichten, en orga­ni­seert de proeven op machines en mate­ri­alen met inter­pre­tatie en commen­taar van de verkregen resultaten; 

-gaf bij de uitvoe­ring der werkende bijko­mende tech­ni­sche instruc­ties en detail­te­ke­ningen en oefende daarbij de nodige controles op de werken uit om na te gaan of de werken uitge­voerd werden volgens de door de archi­tect opge­stelde plannen en de regels van de kunst; 

-gaf tech­ni­sche instruc­ties aan de personen belast met het perma­nent toezicht; 

-deed het nazicht van de uitvoe­rings­do­cu­menten die door de aannemer zijn opgesteld; 

-onder­zocht gebeur­lijke wijzi­gingen aan de aanne­ming, advi­seerde de opdracht­gever hier­over, stelde de hier­voor beno­digde docu­menten op en legt deze ter goed­keu­ring aan de opdracht­gever voor; 

-contro­leerde het gedeelte der vorde­rings­staten met betrek­king tot de archi­tec­tu­rale studie; 

-bracht na beëin­di­ging der werken de plannen in over­een­stem­ming met de werke­lijke uitvoe­ring der werken en verleende zijn volle mede­wer­king aan het opstellen van een volledig as-built dossier.